quinta-feira, 30 de junho de 2011

Salvem a caixa de entrada

Chris Anderson, editor da revista Wired e curador do TED, escreveu em seu blog do TED um post sobre um problema comum: estamos afundando em e-mails, pressionados por mensagens à espera de resposta. No texto, ele pedia ajuda para encontrar a solução. Isso foi no dia 9 de junho. A repercussão e a adesão foram enormes.

Foi lançado o E-mail Charter, conjunto de dez regras com o nobre intuito de salvar as caixas de entrada de todo mundo. São elas:

1. Respeite o tempo do destinatário
Regra fundamental. Como remetente de uma mensagem, é SEU o ônus de minimizar o tempo que o seu e-mail levará para ser processado. Mesmo que isso signifique aumentar o gasto de tempo do seu lado antes de enviá-lo.

2. Concisão não é grosseria. Demora também não
Vamos concordar mutuamente em cortar os excessos. Dada a carga de e-mails que enfrentamos, tudo bem se as respostas demorarem um pouco para chegar e tudo bem também se ela não vier com respostas detalhadas a todas as perguntas feitas.. Ninguém quer ser visto como indelicado, então por favor não leve para o lado pessoal. Nós apenas queremos nossas vidas de volta.

3. Celebre a clareza
No campo assunto, escreva algo de que fato defina o assunto. E considere incluir categorias de status, como Informação, Ação, Urgente e Não-prioritário. Use frases diretas, sem firulas. Se o e-mail tiver mais de cinco frases, confira se a primeira delas dá uma boa razão para que todas as outras sejam lidas. Evite fontes estranhas e cores.

4. Elimine perguntas abertas
É querer demais mandar para alguém um e-mail com quatro longos parágrafos de texto empolado seguidos pela pergunta: “E aí, ideias?”. Mesmo a mais bem-intencionada pergunta aberta, por exemplo: como posso ajudar?, pode, na verdade, atrapalhar muito. A generosidade exercida via e-mail requer perguntas simplificadas, fáceis de serem respondidas. “Como posso ajudar: a. Telefonando? b. Visitando? c. Ficando fora disso?”

5. Corte os CCs desnecessários
CCs (quando você envia e-mail para várias pessoas) são como coelhos no cio. Para cada destinatário adicionado, multiplica-se o tempo de resposta. Quando há muitos destinatários em uma mensagem, por favor não saia dando “reply all” sem pensar. Talvez apenas alguns deles precisem ler sua resposta. Talvez nenhum.

6. Encurte a história
Alguns e-mails precisam de contexto para serem compreendidos. Isso significa que a decisão de incluir um histórico de mensagens anteriores pode ser acertada. Mas raramente esse histórico precisa ser mais do que três mensagens. Antes de enviar, corte o que não é relevante. Ou considere a possibilidade de fazer um telefonema em vez de enviar um e-mail.

7. Ataque o “attach”
Não use arquivos gráficos como logos ou assinaturas que aparecem como arquivos anexados. Muito tempo é disperdiçado para checar se há algo de fato anexado. Pior ainda é mandar anexo um texto que bem poderia estar no corpo do e-mail.

8. Use essas dádivas: EOM e NNTR
Se o assunto pode ser liquidado em meia dúzia de palavras, escreva-as na linha de assunto seguidas por EOM (End of Message, ou Fim da Mensagem). Isso evita que o destinatário abra desnecessariamente a mensagem. Terminar um e-mail com a sigla NNTR, inglês para Não Precisa Responder, é um maravilhoso ato de generosidade. Muitas siglas confundem mais do que ajudam, mas essas duas valem ouro e merecem adoção generalizada.

9. Evite respostas infinitas
Você não precisa responder a todos os e-mails, especialmente àqueles que são, eles mesmos, respostas claras. Um e-mail dizendo: “Obrigada pelo comentário. Concordo” não precisa de uma resposta sua dizendo: “Legal”. Isso só custa mais 30 segundos da outra pessoa.

10. Desconecte
Se todo mundo concordar em gastar menos tempo com e-mails, todos nós teremos menos e-mails consumindo nosso tempo. Considere agendar turnos de trabalho em que você não conecta. Passe o fim de fim de semana sem e-mails e configure uma resposta-automática com link para essas regras. E não esqueça de sentir o perfume das rosas.

Nenhum comentário: